Tableau de Bord
Le cockpit Travelife présenté dans ce guide est une application web offrant des tableaux de bord interactifs pour le suivi et l’analyse des données. Ce guide permet aux décideurs de surveiller la performance globale de l’agence grâce à la consolidation des flux. Cet outil, pilier de notre guide, facilite la transformation des données brutes en informations exploitables afin d’améliorer la prise de décision.
Indicateurs de Performance (KPI)
Analysez la croissance avec ce guide et des mesures précises du Chiffre d'Affaires (C.A). Le système et ce guide segmentent automatiquement les revenus par canal de vente pour une analyse comparative (N vs N-1).
- • C.A Vente global : annuel, mensuel et granularité quotidienne.
- • Segmentation stratégique : B2B (Comptes Sociétés) vs B2C (Passagers individuels).
- • Suivi de facturation : Comparaison entre CA réalisé et CA encaissé.
Ce guide vous aide à garder le contrôle sur la productivité. Le tableau de bord du guide centralise les tâches critiques pour éviter toute perte de leads.
- • Gestion du pipe : Nombre de propositions en attente de conversion.
- • Analyse de performance : Top 5 Agents (Productivité) et Top 5 Clients (Volume d'affaires).
- • Alertes opérationnelles : Tâches urgentes et échéances dossiers.
Pilotage de la Trésorerie
Assurez la pérennité financière de votre structure par un suivi rigoureux des flux monétaires. Travelife identifie instantanément les écarts de paiement et les risques de défaut.
- • Suivi des restes à recouvrer (RAR) clients et dettes fournisseurs.
- • Validation dynamique des règlements entrants.
- • Graphiques prévisionnels de revenus basés sur les dossiers confirmés.
Identifiez les produits les plus contributeurs à votre marge. Le système ventile les profits par département : Billetterie aérienne, Hébergement, Packages touristiques, Visas et Services de transport.
Réservation & Inventaire
Le moteur de réservation Travelife est une infrastructure hybride permettant de gérer simultanément vos contrats directs (Stock Interne) et les inventaires mondiaux via connectivités XML/API. Cette architecture garantit une flexibilité totale dans la production touristique, de l'hôtellerie à la billetterie aérienne GDS.
Hébergement & Aérien
Combinez l'exclusivité de vos tarifs négociés avec la puissance des agrégateurs mondiaux. Travelife synchronise les disponibilités et les tarifs pour une offre compétitive.
- • Hôtel Interne : Saisie des contrats directs, allotments, stop-sales et tarifs saisonniers.
- • Hôtel API : Accès natif aux BedBanks mondiales avec confirmation instantanée.
Intégration directe avec les serveurs de réservation aérienne pour une gestion fluide des PNR. Profitez d'une tarification en temps réel et d'une automatisation des flux de billetterie.
- • Recherche multi-destinations et filtrage par compagnie.
- • Émission et suivi des billets émis via API.
Production Touristique & Services
Gérez vos services de transport et d’activités touristiques. Les transferts peuvent être connectés via API à des prestataires externes pour une disponibilité en temps réel.
- • Connexion API pour la gestion des transferts internationaux.
- • Gestion des activités et excursions en mode offline.
Création et gestion offline des circuits touristiques et excursions organisées avec définition des itinéraires, prestations et capacités.
Gestion offline des packages touristiques tels que les voyages organisés, Omra et autres formules combinées.
Gestion offline des services visa basée sur la tarification par destination.
CRM & Customer Experience
Le module CRM (Customer Relationship Management) de Travelife est le centre névralgique de votre intelligence relationnelle. Conçu spécifiquement pour les agences de voyages, il centralise l'intégralité des interactions avec vos partenaires (B2B) et voyageurs (B2C). Cette base de données unifiée permet une segmentation avancée, un suivi des performances commerciales et une traçabilité absolue de chaque échange.
Gestion des Tiers & Intégrité des Données
Archivez l'historique complet de vos voyageurs pour une personnalisation extrême du service. Travelife compile chaque transaction, préférence et document légal au sein d'une interface unique.
- • Classification : Segmentez vos comptes par type (Corporate, Particulier).
- • Détails Voyageurs : Gestion des passeports, programmes de fidélité et préférences alimentaires.
- • Balance Financière : Visualisation en temps réel de l'historique des ventes, des paiements reçus et du reste à recouvrer.
À l'instar de la gestion client, Travelife offre une fiche fournisseur exhaustive pour piloter vos relations avec les prestataires (hôtels, transporteurs, guides).
- • Historique Opérationnel : Suivi complet de toutes les réservations effectuées, annulées ou modifiées chez ce prestataire.
- • Suivi Comptable : Consultation instantanée des factures d'achats, des règlements émis et de la balance fournisseur.
Traçabilité & Workflow Commercial
Garantissez une transparence totale au sein de vos équipes grâce au journal d'audit des échanges. Chaque interaction sortante est enregistrée pour une traçabilité juridique et commerciale.
- • Archivage des Emails : Suivi des propositions, devis et confirmations envoyés directement depuis l'ERP.
- • Identification des Émetteurs : Historique précis mentionnant l'agent ayant effectué l'envoi et la date
- • Tracking des Pièces Jointes : Consultation des versions spécifiques de propositions ou factures transmises au client.
Pilotez votre tunnel de conversion depuis la détection du besoin jusqu'à la confirmation finale. Identifiez les opportunités à forte valeur ajoutée et analysez la vélocité de vos cycles de vente.
- • Statuts des Leads : Suivi visuel des étapes (Qualification, Proposition, Négociation).
Support & Qualité de Donnée
Structurez votre support client et la gestion des réclamations. Le système de tickets permet d'assigner des priorités aux demandes spéciales et de garantir un temps de réponse optimal.
Le système utilise des algorithmes intelligents pour détecter les entrées redondantes. La fusion sécurisée permet de conserver l'historique financier et opérationnel sans perte de données.
Ventes & Administration Commerciale
Le module Ventes et Commercial est le moteur de conversion de Travelife ERP. Il permet de piloter l'intégralité du cycle transactionnel, depuis l'ingénierie d'une offre personnalisée jusqu'à la gestion des engagements financiers auprès des fournisseurs. Cette section centralise les flux de réservations API et manuelles pour une maîtrise totale de votre catalogue produit.
Ingénierie de l'Offre & Propositions
Concevez des offres sur mesure en agrégeant différentes prestations.Ce guide détaille comment le système permet une saisie manuelle précise pour adapter chaque ligne tarifaire aux besoins du client.
- • Nouveau Devis : Interface de création manuelle pour des offres rapides et personnalisées.
- • Liste des devis : Console de suivi pour relancer les propositions en attente de validation.
- • Liste des propositions tours : Gestion spécifique des itinéraires complexes et des circuits organisés.
Outil d'ingénierie financière pour les voyages de groupes ou les projets complexes. Calculez vos marges avant même l'émission du devis.
- • Nouvelle quotation : Simulateur de coûts et de marges brutes par dossier.
- • Liste des quotations : Historique des études tarifaires réalisées pour vos clients.
Gestion des Ventes & Commandes
Transformez vos opportunités en revenus réels. Ce sous-module assure la transition entre l'offre commerciale et le dossier de réservation ferme.
- • Nouvelle commande : Enregistrement des ventes fermes avec génération automatique des références dossiers.
- • Liste des commandes : Vue globale sur l'état d'avancement de toutes les ventes agence.
- • Etat des ventes : Reporting analytique sur les performances de vente par période, agent ou produit.
Gérez vos engagements auprès de vos partenaires. Le système génère les Bons de Commande (BC) indispensables à la sécurisation des prestations.
- • Liste des commandes : Centralisation des engagements d'achats auprès des prestataires.
- • Etat des achats : Analyse des coûts de revient pour un contrôle strict de la rentabilité.
Book Offline & Stock Manuel
Suivez ce guide pour les prestations non connectées via API (guides locaux, restaurants, petits hôtels), ce module permet d'intégrer manuellement chaque service dans le dossier global.
- • Nouvelle réservation : Saisie manuelle de prestations terrestres (vol, Hébergement, Transfert, Activité, bateau, extra).
- •Liste des réservations : Récapitulatif de toutes les prestations saisies manuellement pour suivi opérationnel.
Consultez l'ensemble des services réservés, qu'ils proviennent d'un flux automatique ou d'une saisie manuelle.
- • Liste des billets / Vols : Tracking complet des émissions aériennes.
- • Liste des hôtels (Interne & API) : Monitoring des nuitées confirmées.
- • Liste des packages : Vision consolidée des produits combinés vendus.
Ingénierie Financière & Compta / Caisse
Le module Compta / Caisse de Travelife ERP est une solution de gestion financière de bout en bout, conçue pour répondre aux exigences comptables des agences de voyages. Il assure la convergence entre les opérations de vente et la comptabilité analytique, permettant une maîtrise totale des encaissements clients, des décaissements fournisseurs et de la conformité fiscale (TVA, états de crédit).
Gestion de la Facturation (Clients & Fournisseurs)
Optimisez vos flux de revenus grâce à une gestion automatisée des factures et des règlements. Le système permet une vision claire du reste à recouvrer par client.
- • Facturation : Émission de factures unitaires, Multi-Facturation (groupage) et gestion des avoirs.
- • Règlements : Saisie de règlements simples ou multi-règlements (un paiement pour plusieurs factures).
- • Analytique : État financier détaillé et état de facturation pour le suivi des dossiers non facturés.
Contrôlez vos coûts de revient en synchronisant les factures reçues avec vos réservations réelles. Évitez les erreurs de sur-paiement aux prestataires.
- • Saisie : Enregistrement des factures fournisseurs et gestion des avoirs sur achats.
- • Paiements : Suivi des règlements émis et historique des transactions bancaires.
- • Pilotage : État financier fournisseur pour anticiper les échéances de paiement et les besoins de trésorerie.
Trésorerie & Flux de Caisse
Suivez en temps réel l'argent disponible dans vos différents points de vente ou comptes bancaires. Le système garantit une traçabilité totale de chaque centime.
- • Etat de Caisse : Consultation instantanée du solde théorique et réel de vos caisses physiques.
- • Transactions : Journal exhaustif de tous les flux entrants (ventes) et sortants (charges/achats).
- • Rapprochement : Outil de pointage bancaire pour vérifier la concordance entre vos relevés et l'ERP.
Vision macro sur la santé financière de l'entreprise. Visualisez instantanément qui vous doit de l'argent et ce que vous devez à vos partenaires.
- • Soldes Tiers : Listes globales des soldes débiteurs (Clients) et créditeurs (Fournisseurs).
- • Modes de paiement : Analyse des taxes et frais appliqués selon le mode d'encaissement (TPE, Virement, etc.).
Fiscalité & Conformité DGI
Automatisez vos déclarations fiscales grâce aux rapports conformes aux réglementations en vigueur. Le système sépare les flux taxables des flux exonérés.
- • Control TVA : Vérification de la TVA collectée sur les ventes par rapport aux encaissements.
- • Control TVA Fournisseurs : Suivi de la TVA récupérable sur les factures d'achats.
Anticipez les risques financiers grâce aux états de crédit. Ces rapports permettent de surveiller les dépassements de plafonds autorisés pour vos clients en compte.
- • Etat De crédit Clients : Analyse du risque client et des délais de paiement moyens.
- • Etat De crédit Fournisseurs : Suivi des crédits obtenus auprès de vos partenaires stratégiques.
Gestion des Dossiers & Projets
Le module Dossiers est l'outil de pilotage central pour vos voyages de groupe (GIT), circuits et événements MICE. Il permet une supervision chirurgicale de la rentabilité en consolidant, au sein d'un tableau de bord unique, les flux de ventes individuelles et les engagements d'achats groupés.
Pilotage Opérationnel & Yield
Visualisez instantanément la performance commerciale de vos départs grâce à des indicateurs de progression dynamiques.
- • Capacité vs Occupation : Affichage en temps réel du nombre de places vendues sur le stock total (ex: 3 / 17 Places).
- • Taux de Remplissage : Calcul automatique du pourcentage d'occupation pour ajuster vos actions marketing.
- • Status Logistique : Suivi des dossiers "En cours", "Confirmés" ou "Clôturés".
Analysez la santé financière de chaque projet avec une précision absolue sur les marges réalisées et prévisionnelles.
- • Ventes (CA) : Somme totale des commandes clients liées au projet.
- • Marge brute & Taux de marque : Calcul en temps réel du profit net et du Markup (taux de marge) appliqué sur le dossier.
- • Achats non facturés : Alerte sur les engagements financiers fournisseurs dont la facture n'a pas encore été intégrée.
Consolidation des Flux (Ventes & Achats)
Centralisez toutes les commandes clients (facturées ou non) rattachées à un projet spécifique pour un suivi client irréprochable.
- • Traçabilité : Liste exhaustive des numéros de commande (CO) et des factures (FA) liées.
- • Détails par client : Identification rapide des voyageurs, des montants unitaires et du statut de facturation.
Maîtrisez vos coûts de revient en enregistrant les prestations fournisseurs globales nécessaires au bon fonctionnement du groupe.
- • Ajouter un Achat Groupé : Saisie facilitée des factures fournisseurs (Hébergement, Transport, Guide) impactant l'ensemble du dossier.
- • Contrôle des BC : Suivi des Bons de Commande pour garantir la concordance entre les services réservés et les factures reçues.
Planning Logistique & Coordination
Le module Planning de Travelife est l'interface de pilotage temporel de votre agence. Il offre une visibilité panoramique et interactive sur l'ensemble des prestations réservées, permettant aux équipes opérationnelles de coordonner les flux de voyageurs avec une précision chirurgicale.
Vues Calendriers & Monitoring
Suivez l'état des réservations hôtelières au jour le jour. Le planning distingue visuellement la source de la réservation pour une meilleure réactivité opérationnelle.
- • Hôtel Contrat : Visualisation des nuitées réservées sur vos propres contrats négociés en direct.
- • Hôtel API : Suivi des réservations confirmées via les flux XML des plateformes partenaires.
- • Book Offline : Monitoring des réservations saisies manuellement pour les prestataires hors ligne.
- • Capacité : Affichage direct du nombre de chambres et de réservations par établissement.
Maîtrisez les flux de transport et les activités pour éviter toute rupture dans la chaîne de service du voyageur.
- • Activités : Vue globale sur le planning des excursions, transferts et services au sol pour optimiser le dispatch des guides et chauffeurs.
- • Vols : Supervision des arrivées et départs aériens, indispensable pour la coordination des accueils aéroport et des navettes.
Avantages Opérationnels
Grâce à la vue hebdomadaire, les agents peuvent anticiper les périodes de forte affluence et vérifier la disponibilité des chambres en un coup d'œil.
Travelife unifie sur un seul calendrier les données provenant de sources hétérogènes (API, Saisie manuelle, Contrats stock), garantissant qu'aucune prestation n'est oubliée.
Accompagnement & Support Technique
L'adoption de Travelife ERP ne s'arrête pas à l'installation. Nous vous accompagnons à chaque étape de votre transformation digitale pour garantir une utilisation optimale de nos outils.
Dès l'activation de votre licence, nos experts organisent une session de formation complète pour vos équipes. L'objectif : maîtriser le flux opérationnel de A à Z, de la création du client à la clôture comptable.
Pour une réactivité maximale, nous créons un canal de communication direct sur WhatsApp. Notre équipe technique vous répondra selon votre pack de maintenance.
Vous êtes déjà client et vous avez une question technique ? Contactez notre service assistance :
- • Email : support@travelife.ma
- • Méthode : Réponse rapide et prise en main à distance si nécessaire.
Besoin de faire évoluer votre pack, d'un devis personnalisé ou d'une autre question commerciale ?
- • Email : contact@travelife.ma
💡 Le saviez-vous ?
En choisissant Travelife, vous bénéficiez non seulement d'un logiciel puissant, mais aussi d'une équipe qui comprend les réalités du tourisme au Maroc. Nous faisons évoluer l'outil chaque mois selon vos retours !